Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Uinti Vantaa ry / Vanders
Y-tunnus: 2635158-9
Jönsaksenkuja 3G, 01600 Vantaa
040-589 1178

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Carmela Strandberg
info@vanders.fi
040-589 1178

3. Rekisterin nimiUinti Vantaa ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen rekisterin käyttötarkoitus
Tietojen käsittely perustuu ilmoittautuneiden henkilöiden osalta sopimukseen eli jäsenyyteen tai asiakassuhteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

järjestelmään ilmoittautuneiden henkilöiden tietojen ylläpito
palvelujen tuottaminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja laskutus
ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta sekä maksujen hallinta
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän markkinointitarkoituksiin henkilötietolain mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka käyttäjä antaa täyttäessään ilmoittautumislomakkeen
ilmoittautumisen yhteydessä. Näitä tietoja ovat

Kursseille ilmoittautuneet:

Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Syntymäaika ja uimataitoa koskevaa tietoa
Ilmoittautujan muut antamat lisätiedot
Alaikäisen tai vammaisen aikuisen rekisteröidyn osalta yllämainittujen lisäksi:
- Huoltajan nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Rekisteri saattaa sisältää tiedon rekisteröidyn pituudesta tai terveydentilaa koskevia tietoja

Yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Syntymäaika
Alaikäisen jäsenen osalta:
- huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja osallistumiset tapahtumiin ja kilpailuihin
Jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsenmaksut ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
Harrastamiseen liittyvät tiedot kuten valmennusryhmä, osallistumistiedot harjoituksiin, kilpailuihin, tapahtumiin ja leireille sekä näitä koskevat laskutustiedot. Lisäksi rekisterissä saattaa olla tietoja tilatuista tuotteista, henkilön käymistä seuratoimintaan liittyvistä koulutuksista ja henkilön itsensä tai tämän huoltajan osallistumisesta vapaaehtoistoimintaan.
Suostumus valokuvien käyttämiseen seuran omissa julkaisuissa tai tietojen luovuttamiseen suoramarkkinointitarkoituksissa seuran yhteistyökumppaneille
Rekisteri saattaa sisältää tiedon rekisteröidyn vaatekoosta.
Rekisteri saattaa sisältää tiedon rekisteröidyn terveydentilaa tai allergioita koskevia tietoja.

Tiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden jatkumisen ajan, sekä kulloinkin voimassa olevien viranomaisasetusten ja lakien mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa sellaisia tietoja, jotka muodostuvat palvelun antamisen tai ylläpidon yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja käsitellään vain Suomessa. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitaalisia aineistoja suojataan esimerkiksi ajan tasalla olevalla tietoturvaohjelmistolla ja salasanoin varustetuilla laitteilla ja ohjelmistoilla. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu SSL-suojattuun ilmoittautumisjärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisten tunnusten avulla ja kaikki järjestelmässä tehdyt toimenpiteet kirjautuvat lokitiedostoon. Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa itseään ja henkilötietojensa käsittelyä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä koska tahansa tekemällä kirjallinen ja riittävän yksilöity korjaamispyyntö. Itseään koskevat tiedot voi tarkistaa tai esittää oikaisuvaatimuksen ottamalla yhteyttä info@vanders.fi.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika-ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 19.4.2024.